やるべき事リストを作る際のコツ！？

起業家はどのようにすれば生産的になり、正しい領域をフォーカスして事業を発展させられるのでしょうか。起業家はみな自ら率先して仕事に取り組める人であると思います。起業家であれば仕事のマニュアル本は必要ではないと思います。多くの起業家らは新しい分野を開拓し、試行錯誤を通して新しいことを習得しています。挫折もあるでしょうし、恐怖感もあるでしょう。どの日に何に取り組むべきかを考えなければなりません。例えば、今日は従業員に市場に出回っている商品の模造を作らせるのか、それとも顧客に自社の製品についてのフィードバックを聞かせるのか。ビジネスの需要すべてを満足させられることはできないと感じることが多いのではないでしょうか。

多くの起業家らが仕事の管理とフォーカスするための道具がやるべき事リストです。これは非常に便利なものです。残念ながら、85%の人はやるべき事リストを非効率的な方法で使用しています。多くの人は自信をつけるためにやるべき事リストを作っています。実は、これが大きな間違いなのです。


＜やるべき事リスト作る上での大きな間違い＞

１．量と質をごちゃ混ぜにして考えていませんか？
多くの人はやるべき事リストの項目をチェックすることを自信と結びつけるという過ちを犯しています。自分は一日で多くのことをやり終えられるから自分は良い仕事をしたと考えているのです。他人に認められたいという願望は誰にでもあります。しかし、やるべき事リストを時間をインパクトの小さい事に費やす羽目になります。簡単にこなせる仕事をすることは達成感を与えてくれます。どれくらいの人が簡単で直ぐに終えられて、試行錯誤が必要でないタスクに時間をかけているのでしょうか。難度が高いインパクトのある仕事に挑戦するのを避けていませんか。私たちは達成感を得るためにくだらない仕事に時間に費やしているのです。このように続けていくと、結果的には仕事は効率的でなくなります。事業で成功している人たちはこれらの試行錯誤の不必要な仕事を他に委託しています。

２．やるべき事リストを拷問のように作っていませんか？
一日ではとてもこなせない量のタスクをやるべき事リストに書いたことはありませんか。リストにあるタスクを終わらせることができなくて居心地が悪くなったことはありませんか。もしそうなら、失敗を犯す寸前まで来ています。私たちの多くは習慣でそのようにしていますが、きっぱりと断つべきです。多くの気力を消耗してしまいます。リストのあるタスクを終わらせることが出来ずにいることを考えること自体自分のエネルギーを使ってしまいます。仮に今、20個のタスクが書かれたリストが目の前にあるとして、毎時間数分ずつどうすれば19個目の項目に辿り着けるのかにストレスを溜めているとすれば、すでに多くの気力を消耗しているのです。いつまでに終わらせられるのかを考えたり、今日中にタスクを完了できなかったことを悔やんだり、未完成のタスクがまだ多くあることを考えたりと自分を疲れさせたりしてしまいます。これらのような消極的な思考パターンは自分の仕事の進捗を留まらせ、仕事の効率も低下させてしまいます。くだらない小さなタスクに気を取られてはいけません。


＜やるべき事リストを上手に利用するためのコツ＞
ここでは、効率的なやるべき事リストを作るための簡単なステップをご紹介したいと思います。

１．とにかくシンプルに作る。
一日当たりのタスクの個数を三つより多く設定しないようにしましょう。大成功を収めている人達はやるべき事リストには日当たり一つの事項しか書きません。これは集中するためで、優先順位を決めるということでもあります。もし今日自分の仕事を前進させるために一つの事のみをすればよいのなら、どう思いますか。毎日のやるべき事リストには一つの事項のみを記入してください。

２．前日の夜にやるべき事リストを書きましょう。
このようにすることで、次の日に良いスタートを切ることができるようになります。何をすればよいかが次の日の午前10時までにわかるのです。

３．朝の頭がフレッシュな時に、やるべき事リストの最初の項目に取り組んでください。
このようにすることで効果的に優先順位をつけることができます。最も重要なことに取り組み、次の仕事に移る前に最も重要な仕事を終わらせるのです。仕事が来てから対応するのではなく、先回りして仕事を終わらせていきましょう。そして、優先順位ははっきりとつけましょう。これらは、あなたが電子メール、電話や他のリクエストの確認をする前に始めるのです。自分が集中するのを妨げることは常にやってきます。500人のCEOに調査をしたところ、彼らの誰からも邪魔されない時間は一日平均28分しかありません。本当に成功したいのなら、優先順位をつけて先回りして仕事を終わらせましょう。

もし、一日当たりのやるべき事を３つ以内に収めることができないなら、またはやるべき事ばかりに気を使っているのなら、心のゴミ箱を用意することをお勧めします。五分で良いので、五分を超えてはいけません。この短い時間の間に、次の週にするべき事を思いつくだけ細かい事も含めて書いてください。個人的なことでも良いです。本業のことでも良いです。すべて書くことで頭からそれらを追い出すのです。そしてそのリストをどこかにしまってください。これはあなたのやるべき事リストではありません。これは心のゴミ箱で、心理的に解放するためのものです。あなたのやるべき事リストは前日の夜に３つの重要な項目を書いたリストなのです。心のゴミ箱を作って、木になっている事をそれに入れて引き出しかどこかにしまい、再びやるべき事リストに集中してください。もしあなたがこのような行動をとれないのなら、気にしていても気力を無駄にするだけです。

４．小さいものは実は大きいのです。
自分の気力やエネルギーは効率的に使いましょう。時々、小さな試行錯誤を必要としない単純作業は頭のスペースの多くを使ってしまうのです。もしかしたら、あなたはこのような小さなタスクをやるべき事リストに書いていないかもしれません。しかし、時間が経過すると、自分がこれらの小さなことに気力を使っている事に気づきます。それらは自宅のカーペットに付いたシミかもしれません。デスクを綺麗にすることかもしれません。友人の結婚祝いのプレゼントを買うのが遅れてしまったことなのかもしれません。これらの小さなことは時には大きなエネルギーになり得ます。そして、私たちを徐々に疲れさせていくのです。このような場合、これらの心配事をなくすことがやるべき事リストの三つの事項のうちの一つに入ります。いかに自分を前進させるのかが重要なのです。今自分に問いかけてみてください。避けている事を終わらせるのに使う時間とそれを気にしながら仕事を非効率的にしているのとどちらが余計に時間がかかりますか。ぐずぐずと先延ばしにしていることはありませんか。それを終わらせれば、集中して効率的に仕事に取り組む事ができるのなら、明日のやるべき事リストにはそれを載せるべきです。そして、そのことを終わらせてください。このようにすることで、やるべき事リストの次のタスクにもっとエネルギーを使うようになります。


ご紹介したやり方を実践することで、仕事を効率的に進めることができ、ネガティブな考え方をなくす事ができます。一石二鳥ですね。是非実践して感想などをお聞かせください。

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