成功者のスケジュール！？

最近は時間管理についてのアドバイスの記事が溢れています。その中には互いに矛盾しているのもあります。このような状況の中で、私たちに必要なものはシステムなのです。

プロフェッショナルたちはどのようなスケジュールを使っているのでしょうか。どのようなシステムが科学の角度から見て効率的なのでしょうか。

自己の力量と手周りにある仕事とのマッチングを確かめ管理する心の持ち方とはなんでしょうか。

仕事のプロフェッショナルたちのアイデアを集めて、誰もか自分に当てはめられるより一貫したスケジュールをカバーできるように整理してみました。

どのようにすればよいのでしょうか。カレンダーを何処かにやってしまいたい衝動に駆られるかもしれません。ちょっと違ったことに取り組んでみましょう。


早朝の儀式
ローラ•バンダーカムは成功者たちのスケジュールについて研究してきました。彼女は何を発見したのでしょうか。彼女によれば、成功者たちはみな早起きで、早朝の儀式というものを行います。

多忙な一日が始まる前に早起きするべきです。命令がやってくる前に。競争が始まる前に。

仕事と私生活のバランスを保ちたいなら、何が重要で、何に集中するべきかを決める必要があります。研究調査によれば、このように目標を決めておくことで充実感が増すのです。

具体的な目標を定めることは自信の増大と主導権を握っているという感覚が強まることにつながります。

具体的な目標を定めている人の半数はそうしない人より自信があり、まあ三割はそうしない人より人生をコントロールしているという感覚を持っています。早朝の儀式の第二部はムードです。人生の主導権を握っているという感覚を持つことで勇気と根気が現れてきます。

研究調査によれば、同程度の学力を持つ学生らで、自分なりのモチベーションを持って勉強している人と主導権を握っているという感覚を持っている人との間には明確な違いがあります。主導権を握っているという感覚を持っている学生はそうでない学生より成績が良いということです。

さて、目標は定まりました。そして、主導権も把握しました。これはこれで結構なのですが、実際に仕事を始める時はどうしたらよいでしょうか。


重要な仕事を優先させる — 集中して行う
多くの人はオフィスに到着すると直ちに電子メールやミーティングで忙しくなり、本当にするべき仕事をその日の後半に残します。これではまだ素人です。

研究調査によれば、起きてから2.5時間から4時間の間は頭が最も冴えている時です。この貴重な時間を電話やミーティングに使いたいと思いますか。

研究調査によれば、注意力や記憶、思考能力や学習能力は、一日のうちで15%から30%変動します。私たちの多くは起きてからの2.5から4時間の間が最も頭のキレが良い時なのです。意思力の研究者であるロイ・バウミスタを訪ねた時、彼は早朝は最も自己管理がしやすい時間帯であると言っていました。

起きている時間が長引くにつれて自己管理に関する問題が増えてきます。多くの状況は夕方頃に悪化していくのです。食事の悪い習慣が始まるのは午後のおやつからです。朝食や午前中でそんなことは起こりません。衝動に駆られた犯罪は夜中に起きやすいです。でも、朝に重要な仕事を回すのは本当にうまくいくのでしょうか。研究調査によれば、偉人たちは朝に優れた仕事を成し遂げることが多いという結果が報告されています。

しかし、最近の職場というのは気を紛らすことが多いです。集中して仕事に取り掛かれる時間は短いと言わざるを得ません。ジェイソン・フライド現代の職場を気を紛らすことが絶えない場所であると言っています。

人は一日の始まりで自分が選んだ仕事を始められないのでしょうか。会社には早めに着くようにしてください。そして、オフィスに向かう前に家を出た時点から仕事を始めることは可能なのです。

これで少しの改善はできたと思いますが、一日中全力疾走することはありえません。脳が疲れを感じた時はどうすればよいでしょうか。


仕事の効率が下がってきたと思ったら取り直す
昼を過ぎると脳は疲れてきます。私たちはみんなこれを実感できます。なぜこのようなことが起きるのでしょうか。働きすぎたから？ご飯食べてから眠たくなるから？これはいわゆる人間の概日リズムなのです。

まず、休憩を取ってください。おやつを食べてもよし、可能なら少しばかりの昼寝を取ってもよし。

次に必要となるのが早朝の儀式の小型バージョンです。目標を再度確認して、朝やった仕事の進展も見直してみましょう。

ハーバド大学の研究成果によりますと、は進展や進歩よりもモチベーションになるものはないです。長期に渡り粘り強く目標に向かって頑張ってきた人たちは、自分が今までやってきたことを味わったり評価したりしています。

すぐに諦める人とそうでない人を比べますと、粘り強い人たちは、やるべきことではなく、すでに成し遂げたこと、今の仕事は成し遂げられるということ、そして、自分はそれを完成させる能力があるということ等について考える時間が二倍長いのです。

すでに休憩を取りました。目標とすでに完成した仕事の内容の見直しも終わりました。さて仕事に取り掛かりましょう。ここから何に意識を向けたらよいのでしょうか。


午後のミーティング、電話、そして人事など
エネルギーに満ち溢れている時、創造力や試行錯誤が必要な仕事に集中すべきです。エネルギーが足りなくなってきたと思ったらそうでない仕事に取り掛かるようにしましょう。

アメリカの人気コマ割り漫画「ディルバート」の作者であるスコット・アダムズは朝に作品を作ります。午後になると、脳は疲れを感じてくるので、彼は仕事のターゲットを変えるのです。

私たちの生産性を高める最も重要なコツは仕事に対する心理状態と関連しています。早朝の六時ではクリエイターになり、午後二時には模倣者になるとかです。心理状態と仕事を上手くマッチングさせているわけです。研究結果によれば、ミーティングに最も適した時間帯は午後の3時当たりということです。


つまらない仕事に気力が必要なのに意志力が続かないことはありませんか。気を散らすことに負けたわけです。

仕事がつまらないと思うなら、気が散りやすくなります。このような時、友人はあなたを生産的に変えることができます。例え友人が直接助けていないとしても。

友人がそばにいるだけでも自分を生産的に変えることができます。ADHDの治療方の考え方の一つに「影武者(Body double)」と呼ばれるものがあります。注意散漫な時、人は誰かが傍にいると作業がはかどります。たとえその人が手伝ったり指導してくれたりしなくても効果はあるのです。もし、つまらないと思う仕事や難しいと感じる仕事に直面しているなら、友人を呼んで「影武者」になってもらいましょう。

さて、一日が終わりました。これで全部？日が沈んだ後でもスケジュールを管理する良いの方法があります。


リラックスした午後
成功している人たちは長時間働きます。午後の時間すべてをフルに活用します。

ぜひ夕食の前に明日の目標をメモ帳などに書いてみてください。このようにすることで、仕事に追われて緊張した自分をリラックスさせることができます。

研究によれば、忙しくしている時に落ち着くためには直感を信じてはいけません。どういうことかは下で説明しましょう。私たちがストレスを軽減させようとしている方法は効果的でない場合が多いです。

どのようにすれば効果的にストレスを軽減させられるのでしょうか。友人に会ったり、趣味に没頭したりするなどのアクティブなことでしょうか。それともテレビを見たり、ゲームをしたり、美味しい物を食べたりという受動的なことでしょうか。

アメリカ心理学会によれば、ストレスを軽減させるのに最も効果的なスポーツをする、教会に行ったり祈りを捧げたりなどの宗教儀式をする、読書、音楽を聞く、友人や家族と過ごしたらチャットをしたりする、散歩をする、瞑想やヨガをする、趣味に没頭するなどです。最も効果がないのは、ギャンブル、買い物、タバコ、飲酒飲食、ゲーム、インターネット、テレビや映画を二時間以上見ることなどです。


成功者のスケジュールに入っている項目は、

・ 早朝の儀式
・ 重要なことを最初にする。気を紛らすことがやってくる前に。
・ 効率が落ちてきたと思ったら取り直す。
・ ミーティング、電話、その他の小さいタスクは午後に回す。
・ 夕方はリラックスして過ごす。

です。

残念ながら、読んでくださっているみなさん一人一人に特化したスケジュールを作ることはできません。このため、上の項目に時間指定は入れておりません。

ですが、多少の変更をすることで対応できるでしょう。ただし、複数のことをごちゃ混ぜにしてやった気になるのは禁物です。

一日の時間の価値は均等ではありません。そして、こなすべきタスクの価値も均等ではありません。

ベストな時間帯に相応しいタスクをすることが鍵です。

紹介したスケジュールについてどう感じますか。一日が終わった後にすべてのタスクを完成できなかったと思うかもしれません。しかし、それは大丈夫です。重要なことは上手く完成させたはずですから。

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