いまさら聞けないEメールとボイスメールのエチケット

みなさんはEメールやボイスメールを送る時に送り方について気をつけていますか。新卒の人が企業に入った時は少しおびえた感じになっているのかもしれません。会社の雰囲気を大学のような場所では味わえないのかもしれません。働き始めたころにひょっとしたらEメールの正式な送り方について疑問に思ったことがあるかもしれません。ということで、今回はこの疑問に少しお答えしたいと思います。


Eメール
正式なEメールは名前の通り正式なものです。顔文字や絵文字はもちろん入れてはいけません。内容は要点にしっかり触れて、簡潔にしましょう。時には、Eメールの内容が誤解を与えてしまわないかと心配するときもあるかもしれません。実はアンケート調査によれば、仕事のプロでもおよそ51％は自分の書いたEメールが誤解を与えてしまわないかと心配することがあるのだそうです！笑マークなどを文章に入れても内容を変えることはできません。その代わり、内容は短く焦点を絞って書きましょう。

その他のアドバイスとしては、
・略語略称は控える。（日本語でも英文でも同様）
・長い一文のメッセージを書くより、分割して読みやすい複数の文にした方が良い。
・英文のEメールでは大文字で単語を書くことを避ける。（誤解を与えかねないため）

さらに、常に送る前に書いたEメールを読むようにしましょう。送信ボタンを押したらやり直しはできません。誤字脱字、文法などのミスにも注意を払いましょう。このようなミスがあるとちゃんと時間を取って書いていないという印象を与えてしまいます。


ボイスメール
ボイスメールを送る場合、丁寧にゆっくりと話しましょう。多くの企業ではスピーカーの音質がよくないことがあります。はっきりとした声でメッセージに残しましょう。メッセージは丁寧で短くしましょう。美しい声で話すべきだと言っているわけではありません。アンケート調査によれば、多くの人はボイスメールを５から１０秒聞いたら、削除するか保存するかを考えるのだそうです。常にボイスメールは３０秒以内に収まるようにしましょう。多くの人は１０秒になるようにしているのだそうです。自分の名前と電話番号は最後に復唱してください。二度伝えることによって、聞いている側はメモを取るために再度再生する必要がなくなります。

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